Comment limiter les retards de paiement de vos clients ?

Les retards de paiement peuvent rapidement mettre sous pression votre trésorerie et mettre votre entreprise en danger. En Belgique, les factures impayées restent l’une des principales causes de faillite. Selon les chiffres récents, plus de la moitié des factures B2B sont désormais payées en retard, et le nombre d’entreprises concernées a augmenté de 75 % au cours de l’année passée (Atradius, B2B Payment Practices Report Belgium 2025).

Alors, quelles solutions pour faire face aux mauvais payeurs et limiter les risques de retards de paiement ? On pourrait penser que s’adresser directement à un avocat ou une agence de recouvrement est la solution numéro un, mais des techniques et des législations existent pour vous aider et éviter de mobiliser immédiatement des ressources importantes et coûteuses.

Vérifier la solvabilité de vos clients

La prévention est la meilleure stratégie. Dès le premier contact,  collectez les informations indispensables sur vos clients afin de repérer certains profils, mauvais payeurs ou insolvables. Vérifiez les infos pertinentes comme :

• Inscription à la Banque Carrefour des Entreprises  (pour les sociétés belges)
• Comptes annuels publiés auprès du Tribunal de l’entreprise
• Données sectorielles et géographiques donnant une vue sur la santé du marché ou les risques à l’étranger
• Éventuels impayés auprès des autorités publiques

Le meilleur moyen d’obtenir ces informations est de rencontrer votre client. Vous pourrez alors directement vous rendre compte si celui-ci vous donne accès aux informations en toute transparence ou s’il dissimule sa situation financière.

Vérifiez et soignez votre facturation

Avant de juger les pratiques de paiement de vos clients, vérifiez rapidement que vous n'êtes pas la cause du problème.

• Vos méthodes de paiement sont-elles pratiques ?
• Les dates d’échéance sont-elles clairement indiquées sur vos factures?
• Votre client est-il satisfait de vos services ?
• Votre client a-t-il des remarques concernant les factures ?

Tout semble correct mais pas de paiement ? Envoyez un petit rappel et suivez régulièrement vos factures. Parfois, un simple rappel est suffisant pour amener vos clients à se mettre en ordre.

Demandez des acomptes

Pour les clients liés par un contrat de longue durée, demander le paiement d’un acompte pourra vous permettre de garantir une trésorerie minimale et d’assurer le bon déroulement de votre activité. Les acomptes ne sont pas régis par la loi, mais il est très commun dans beaucoup de secteurs de faire appel à ce système, notamment pour les services et biens sur mesure. 

Si vous souhaitez demander un acompte sur certains de vos contrats, optez pour un montant qui n’est pas trop excessif afin de ne pas effrayer le client. Les acomptes de 20 à 30% sont souvent demandés, particulièrement dans le secteur de l’événementiel, alors que les montants seront plus importants dans le secteur de la construction pour couvrir des achats de matières premières.

Prévoyez des pénalités de retard

Depuis le 1er février 2022, la loi impose un délai maximal de 60 jours pour le paiement des factures, y compris dans les marchés publics. En l’absence d’accord spécifique, le délai standard reste de 30 jours. 

Lorsque ces délais ne sont pas respectés, des intérêts de retard ainsi qu’une indemnité forfaitaire de 40 € sont dus automatiquement, même sans mise en demeure. Pour vous protéger, veillez donc à intégrer clairement ces conditions dans vos conditions générales de vente et sur vos factures, et faites-les valider juridiquement.

Utilisez un système de facturation numérique

Les avantages :

• Traitement plus rapide
• Réduction des coûts administratifs
• Traçabilité améliorée
• Déclarations TVA simplifiées

Plusieurs outils existent pour digitaliser et automatiser vos tâches administratives, comme Accountable, Horus, Odoo, Sage Bob, Winauditor ou encore Winbooks.

Lisez aussi : La facturation numérique devient obligatoire: êtes-vous prêt?

Facilitez les paiements grâce aux solutions digitales

Un moyen efficace de réduire les retards consiste à simplifier au maximum le règlement des factures. En proposant à vos clients des solutions de paiement digitales ou en intégrant directement un lien de paiement ou un code QR dans vos factures et devis, vous leur retirez une partie des contraintes administratives. Cette approche positive fluidifie le parcours client et augmente vos chances d’être payé rapidement.

Envisagez le factoring

Le recouvrement de vos créances peut être confié à une société de factoring, qui prend en charge la gestion et le suivi des paiements. En cédant vos factures à un acteur spécialisé, vous gagnez du temps, vous allégez vos démarches administratives et vous accédez plus rapidement aux liquidités nécessaires à votre activité. Cette solution a bien sûr un coût : les frais sont généralement calculés sous la forme d’un forfait par facture ou d’un pourcentage du montant cédé. Avant de vous engager, évaluez attentivement les formules proposées et assurez-vous que les bénéfices dépassent les coûts.

Dernier recours : l’aide juridique spécialisée

Si malgré vos relances et vos efforts de communication les factures restent impayées, il peut être nécessaire de recourir à un soutien externe. Un conseiller juridique ou avocat, un médiateur ou un huissier expérimenté peuvent intervenir de manière professionnelle pour inciter vos clients à s’acquitter de leurs dettes, tout en préservant vos relations commerciales. Cette étape doit rester une solution de dernier ressort, mais elle permet de montrer à vos débiteurs que vous prenez la situation au sérieux.

Attention aux consommateurs (B2C)

Depuis le 1er septembre 2023, des règles plus strictes en B2C s’appliquent :

• Le premier rappel doit être envoyé gratuitement.
• Le consommateur doit disposer d’au moins 14 jours pour effectuer le paiement.
• Les frais supplémentaires sont plafonnés par la loi (par exemple, maximum 7,50 € par rappel supplémentaire).

Conclusion

Vous l’aurez compris, une gestion proactive de vos clients, une facturation soignée et la digitalisation de votre comptabilité sont essentielles. Avec tous ces conseils, vous voilà mieux armé pour éviter les retards de paiement et préserver la santé financière de votre entreprise.