Comment bien se préparer à un salon professionnel?
Les salons et les foires professionnels sont incontestablement l’un des meilleurs moyens de faire connaitre vos produits et services sur de nouveaux marchés, de tester vos nouvelles offres et d’étoffer votre clientèle ainsi que votre carnet d’adresses. Mais pour que l’investissement en temps et en énergie porte ses fruits, une bonne préparation – avant, pendant et après l’évènement – est essentielle. Ce guide vous accompagne à chaque étape.
En amont du salon
Clarifiez vos objectifs et votre stratégie commerciale
Avant même de réserver votre stand, prenez le temps de définir précisément ce que vous attendez de votre participation. Venez-vous pour rencontrer de nouveaux clients, évaluer le potentiel d’un marché, trouver des partenaires de distribution ou renforcer votre image à l’international ? Établir des indicateurs-clés pour chaque objectif vous permettra d’évaluer, après coup, l’impact réel de votre présence.
Une fois vos intentions clarifiées, vous pouvez affiner votre approche. Préparez un pitch adapté à chaque profil de visiteurs : distributeur, acheteur, concurrent, fournisseur, journaliste... Chaque contact ne requiert pas la même information.
Pensez également à solliciter les délégué·es généraux et représentants économiques de hub.brussels. Leur connaissance fine des marchés et leur réseau peuvent vous aider à identifier des prospects à inviter ou rencontrer sur place, en particulier si vous découvrez le marché.
Anticipez vos rendez-vous et votre communication
Un salon ne s’improvise pas. Quelques semaines avant l’événement, commencez à contacter vos cibles prioritaires, proposez-leur un rendez-vous sur place, envoyez-leur une brochure et informez-les de votre présence.
Informez votre réseau via différents canaux – réseaux sociaux, newsletter, signature d’email, site web – en indiquant toujours le nom du salon, le hall, et votre numéro de stand. Ces rappels faciliteront la venue de vos prospects et vous rendront plus visible dans un environnement souvent saturé.
Il est aussi important de vous enregistrer à temps sur la plateforme du salon, voire d’y publier une fiche entreprise si cela est proposé. Certaines foires proposent aussi une application mobile, pratique pour repérer les stands, planifier des rendez-vous ou suivre l’agenda des conférences.
Soignez le message sur votre stand
Votre stand est votre vitrine : il doit traduire votre identité et être lisible en quelques secondes. Préférez un message visuel clair, compréhensible par toutes et tous, sans jargon ni longues explications. Limitez-vous à une promesse forte et à un ou deux arguments différenciateurs. Si vous utilisez une vidéo, ajoutez des sous-titres en anglais pour qu’elle reste accessible, même sans le son.
Gardez à l’esprit que la partie basse de vos visuels est souvent cachée par le mobilier ou la foule. Placez les messages-clés à hauteur des yeux.
N’oubliez pas la logistique
Réservez votre hébergement le plus tôt possible. Les disponibilités se raréfient rapidement en période de salon et les prix augmentent en conséquence. Choisissez un logement proche du lieu d’exposition ou bien desservi en transports en commun.
Prévoyez également tout le matériel nécessaire : cartes de visite en nombre suffisant (papier ou digitales), outils pour collecter et trier les cartes reçues (agrafeuse, stylos, carnet…), produits à exposer (en format « sample » si possible), éléments de dégustation pour les produits alimentaires (cuillères, contenants, serviettes…).
Il est vivement recommandé de ne pas venir seul·e. Il est toujours utile d’avoir quelqu’un·e sur le stand pendant que l’autre visite le salon ou participe à des rendez-vous. Une bonne maîtrise de l’anglais est indispensable. Enfin, adaptez votre tenue : les halls sont souvent chauds et les journées longues. Optez pour une tenue confortable et identifiable (t-shirt brandé, badge clair…).
Pendant le salon
Soignez l’accueil sur votre stand
Votre attitude pèse autant dans la balance que votre stand. Restez disponible, ouvert·e et évitez de rester assis·e ou absorbé·e par un écran. Positionnez-vous à l’entrée de votre stand pour capter les regards et faciliter les interactions. Un simple mot, un sourire ou une question peuvent suffire à ouvrir la conversation. N’hésitez pas à demander à vos interlocuteur·rices leur fonction avant d’entamer la conversation afin de savoir directement le temps que vous accorderez à l’échange.
Adaptez votre discours au profil de votre interlocuteur·rice. Posez-lui des questions, identifiez ses besoins. N’hésitez pas à partager des anecdotes, des cas concrets, des histoires vécues. Elles sont souvent plus parlantes qu’un argumentaire trop formel.
Chaque rencontre est une opportunité. Pour ne pas les perdre de vue, prenez des notes rapides après chaque échange : nom, fonction, intérêt manifesté, freins évoqués, documents partagés. Cette organisation vous fera gagner un temps précieux lors du suivi.
Profitez, vous aussi, du salon
Allez à la rencontre des autres exposants, y compris vos concurrents. Si vous exposez sur un pavillon collectif, échangez au maximum avec les autres entreprises bruxelloises présentes. Participez aux événements organisés en marge du salon : ils sont généralement propices à des rencontres plus informelles, mais tout aussi stratégiques.
Continuez à communiquer sur vos réseaux pendant toute la durée du salon. Mettez en avant vos moments-clés, les rencontres intéressantes, vos impressions… Cela renforce votre visibilité.
Après le salon
Communiquez et valorisez votre présence
Une fois de retour, partagez votre retour d’expérience. Rédigez un article, publiez quelques photos sur les réseaux sociaux ou sur votre site web, racontez vos moments forts. Cela vous permet de prolonger la visibilité du salon et de valoriser l’énergie investie.
Faites un suivi rapide et personnalisé
Le moment est venu de recontacter les personnes rencontrées. Priorisez selon leur niveau d’intérêt. Pour les contacts « chauds », proposez directement un rendez-vous de suivi ou une offre (si cela n’a pas déjà été fait sur le salon). Pour les contacts plus éloignés, un message de remerciement avec une brochure peut suffire.
Dans tous les cas, personnalisez vos messages. Rappelez un détail de votre échange, montrez que vous avez bien pris en compte leur besoin. Et si vous avez un doute sur la fiabilité ou la réputation d’un contact, n’hésitez pas à solliciter les délégué·es de hub.brussels. Ils ont parfois accès à des informations commerciales non publiques utiles pour affiner votre jugement.
Évaluez votre participation
Enfin, prenez le temps d’un petit bilan. Combien de contacts qualifiés avez-vous collectés ? Avez-vous atteint vos objectifs initiaux ? Quels leads ont donné lieu à des rendez-vous, à des opportunités concrètes ? Ce retour d’expérience vous aidera à mieux préparer vos prochains salons et à identifier les plus indiqués pour votre développement.
hub.brussels, votre partenaire pendant, avant et après
hub.brussels est là pour vous épauler à chaque étape. Ses équipes à Bruxelles et à l’étranger vous accompagnent dans la préparation, la visibilité et le suivi de vos actions à l’international. N’hésitez pas à les contacter pour bénéficier – gratuitement – de conseils personnalisés, d’un réseau solide et de solutions adaptées à vos ambitions.
hub.brussels a ainsi déjà conçu une checklist hyper-pratique pour préparer votre salon afin de maximiser votre impact et en tirer pleinement profit.
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